Personvernerklæring for Kikkback

Sist oppdatert: 6. juni 2026

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Dot AS / Kikkback («vi», «oss») samler inn, bruker, lagrer og beskytter dine personopplysninger når du bruker Kikkback-plattformen. Vi behandler personopplysninger i henhold til EUs personvernforordning (GDPR) og norsk personopplysningslov.

1. Behandlingsansvarlig

Dot AS (org.nr. 835 231 062) er behandlingsansvarlig for personopplysningene som samles inn gjennom Kikkback. For spørsmål om personvern, kontakt oss på hei@kikkback.no.

2. Hvilke opplysninger vi samler inn

2.1 Opplysninger du oppgir

Opplysning	Formål
Telefonnummer	Valgfritt profilfelt; SMS-kode kun som legacy-innlogging for eldre telefonbrukere
Fullt navn	Identifikasjon, fakturering
Brukernavn	Profil, synlighet i appen
Profilbilde	Vises i appen (valgfritt)
Organisasjonsnummer	Verifisering av ENK for fakturering
Bankkontonummer	Utbetaling av provisjon (kun ENK)
Push-token (Expo)	Sending av push-varsler (valgfritt)
E-postinnhold (utgående og inngående)	Oppfølging av leads via e-post
Team-kontoradresse og posisjon	Vises til teammedlemmer. På kart vises kun et omtrentlig område (~500 m), ikke nøyaktig adresse. Full adresse vises bare til medlemmer (eller til alle hvis teamet er åpent uten godkjenning).

2.2 Opplysninger vi genererer

Opplysning	Formål
Salgsdata og provisjonshistorikk	Beregning og utbetaling av provisjon
Kikks-score og rank	Ranking-system og fordeler
Invitasjonskode og rekrutteringsforhold	Referral-bonus
Faktura- og betalingshistorikk	Regnskapskrav og dokumentasjon
Tidspunkt for aksept av vilkår	Juridisk dokumentasjon
Kira AI-samtalehistorikk	AI-basert salgscoaching (se seksjon 4.1)
Lydopptak av salgssamtaler	Kvalitetssikring, opplæring og dokumentasjon (se seksjon 4.4)
Transkripsjon og AI-sammendrag av samtaler	Salgscoaching og notater (se seksjon 4.4)
Logger for team-lytting	Revisjon og sporbarhet (se seksjon 4.5)

2.3 Opplysninger fra tredjeparter

Dersom du bruker Payout Partner (POP) for utbetaling, mottar vi bekreftelse på at KYC-verifisering (Know Your Customer) er gjennomført, samt en arbeidstaker-ID. Vi mottar ikke personnummer eller andre sensitive opplysninger fra POP.

2.4 Opplysninger fra offentlige registre

Kikkback henter bedriftsinformasjon fra Brønnøysundregisteret (Brreg) som offentlig tilgjengelig kilde. Dette inkluderer:

Organisasjonsnummer, bedriftsnavn, adresse, kontaktinformasjon og næringskode

Opplysningene brukes til å bygge en lead-pool som selgere kan reservere leads fra. Bedrifter som ønsker å bli fjernet fra lead-poolen kan kontakte oss på hei@kikkback.no.

2.5 Opplysninger om potensielle privatkunder

For enkelte tjenester (f.eks. Munin) bruker Kikkback lister med navn, mobilnummer, adresse og alder om privatpersoner, innhentet fra tredjeparts datakilder (f.eks. Byndle), slik at selgere kan kontakte potensielle kunder per telefon. Behandlingen skjer på grunnlag av berettiget interesse (GDPR art. 6 (1) f). Listene vaskes mot Reservasjonsregisteret, og personer som har reservert seg mot telefonsalg kontaktes ikke. Du kan be om innsyn, retting, sletting eller protestere mot behandlingen ved å kontakte hei@kikkback.no.

3. Rettslig grunnlag

Vi behandler personopplysninger med følgende grunnlag i GDPR:

Grunnlag	Bruksområde
Avtale (art. 6(1)(b))	Nødvendig for å levere tjenesten: konto, provisjonsberegning, utbetaling, ranking
Rettslig forpliktelse (art. 6(1)(c))	Bokføringsloven, skatteloven: oppbevaring av fakturaer og transaksjonsdata
Samtykke (art. 6(1)(a))	Valgfrie funksjoner som profilbilde, push-varsler
Berettiget interesse (art. 6(1)(f))	Forbedring av plattformen, forebygging av misbruk, aggregert statistikk

4. Deling med tredjeparter

Vi deler kun personopplysninger når det er nødvendig:

Mottaker	Formål	Data som deles
Payout Partner AS (POP)	Lønnsutbetaling og skatterapportering	Navn, beløp, arbeidsperiode, POP-arbeider-ID
Supabase (database)	Skylagring av appdata	All appdata (kryptert, EU-region)
Twilio	SMS-kode (legacy — kun engangsinnlogging/verifisering for eldre telefonbrukere)	Telefonnummer
SendGrid (USA)	Sending og mottak av e-post fra kikkback.no på vegne av selger	Selgernavn, e-postinnhold, mottakers e-postadresse
Expo (USA)	Levering av push-varsler	Push-token (enhets-ID)
DIDWW (telecom-provider)	VoIP-infrastruktur og samtaleformidling	Telefonnummer, samtalemetadata

4.1 AI-basert salgscoaching (Kira)

Kikkback tilbyr en innebygd AI-salgscoach kalt «Kira», drevet av Anthropic (Claude). Når du bruker Kira, sendes følgende data til Anthropic for å generere svar:

Meldingene du skriver i chatten
Kontekst om leads du jobber med (bedriftsnavn, kontaktnavn, tjeneste, status, notater)
De siste meldingene i samtalen (for sammenhengende dialog)

Anthropic behandler dataene utelukkende for å generere svar og bruker dem ikke til å trene sine AI-modeller. All kommunikasjon er kryptert (TLS). Samtalehistorikk lagres i Kikkbacks database (Supabase, EU-region) og kan slettes av brukeren når som helst.

Bruk av Kira er valgfritt. Ved å sende din første melding til Kira, samtykker du til at dataene behandles som beskrevet over. Du kan når som helst slutte å bruke Kira uten at det påvirker øvrig funksjonalitet.

Mottaker	Formål	Data som deles
Anthropic (USA)	AI-salgscoaching via Kira	Chatmeldinger, lead-kontekst (bedriftsnavn, kontaktnavn, tjeneste, status)

4.2 Sanntids salgscoaching (Live-modus)

Kira tilbyr en valgfri «Live-modus» der selgerens stemme transkriberes i sanntid under en salgssamtale. Transkripsjon drives av Gladia (tale-til-tekst-tjeneste).

Kun selgerens egen stemme fanges opp via enhetens mikrofon — motpartens stemme blir ikke tatt opp eller transkribert.
Lydstrømmen sendes direkte til Gladia for transkripsjon — ingen lydopptak lagres, verken av Kikkback eller Gladia.
Den transkriberte teksten brukes til å gi sanntids salgstips via Kira (sendes til Anthropic).
Etter samtalen genereres et tekstsammendrag. Sammendraget kan lagres som notat på leaden.
Selve transkripsjonen slettes automatisk når live-økten avsluttes.
Live-modus aktiveres kun manuelt av brukeren og krever eksplisitt mikrofontilgang.

Mottaker	Formål	Data som deles
Gladia (Frankrike)	Tale-til-tekst-transkripsjon	Lydstrøm i sanntid (ikke lagret)

4.3 VoIP-infrastruktur (server-basert telefoni)

Kikkback tilbyr innebygd ringefunksjon til leads direkte fra appen. Samtalene er server-baserte og rutes gjennom Kikkbacks egen SIP- og WebRTC-infrastruktur, samt telecom-partner DIDWW.

App-en bruker kun mikrofon og internettforbindelse — ikke iOS CallKit, telefon-SIM eller operatørens tale-nett.
Samtaler vises ikke i enhetens ordinære anropshistorikk og bruker ikke mobilminutter.
Mikrofontilgang er påkrevd og brukes utelukkende til salgssamtaler og valgfri sanntids-coaching.
Samtalemetadata (tidspunkt, varighet, ringt nummer, status) lagres i Kikkbacks database for selgerens oversikt og oppfølging.

4.4 Opptak og transkripsjon av salgssamtaler

Salgssamtaler som gjennomføres via Kikkbacks VoIP-infrastruktur kan tas opp og transkriberes for kvalitetssikring, opplæring, salgscoaching og selgerens egen dokumentasjon.

Opptak aktiveres enten av selgeren manuelt eller automatisk basert på team-/administratorinnstillinger for selgerens selskap.
Lydopptak og AI-genererte transkripsjoner lagres kryptert i Kikkbacks database (Supabase, EU-region).
Opptak oppbevares i inntil 90 dager og slettes automatisk etter det. AI-genererte sammendrag kan lagres lenger som notat knyttet til leaden, iht. selgerens valg.
Transkripsjon utføres via Gladia (EU). Transkribert tekst kan sendes videre til Anthropic (Claude) for å generere sammendrag (se 4.1).
Selgeren er ansvarlig for å informere motparten om at samtalen tas opp, iht. gjeldende lovgivning (personopplysningsloven, GDPR art. 13).

Mottaker	Formål	Data som deles
Gladia (Frankrike)	Tale-til-tekst-transkripsjon av opptak	Lydopptak/-strøm
Anthropic (USA)	AI-sammendrag av transkribert samtale	Transkribert tekst

4.5 Team-lytting (silent monitor)

Kikkback har en funksjon der team-ledere eller administratorer kan lytte i sanntid på selgeres pågående salgssamtaler for coaching- og opplæringsformål.

Lytteren kan kun lytte — ikke snakke inn i samtalen eller på annen måte forstyrre den.
Funksjonen er tilgjengelig kun for team-ledere og administratorer i samme team eller selskap som selgeren.
Selgeren aksepterer ved registrering at egne salgssamtaler via plattformen kan lyttes til av team-leder eller administrator.
Selgeren er ansvarlig for å informere kunden om at samtalen kan være gjenstand for kvalitetsovervåking, tilsvarende vanlig kundesenter-praksis.
All lytting logges (tidspunkt, lytterens identitet, varighet) for revisjon og sporbarhet.

Rettslig grunnlag for behandling via Anthropic og Gladia er samtykke (GDPR art. 6(1)(a)). Opptak og team-lytting skjer på grunnlag av avtale (GDPR art. 6(1)(b)) og berettiget interesse (art. 6(1)(f)) for kvalitetssikring og opplæring. Overføring til USA (Anthropic, SendGrid) er regulert av deres respektive personvernavtaler og EUs standardkontraktsklausuler (SCCs). Gladia behandler data i EU.

Vi selger aldri personopplysninger til tredjeparter. Vi deler ikke data for markedsføringsformål.

5. Lagring og oppbevaring

Kontodata: Lagres så lenge du har en aktiv konto. Ved sletting fjernes personopplysninger innen 30 dager.
Fakturaer og transaksjonsdata: Oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt, i henhold til bokføringsloven.
E-posttråder: Lagres så lenge leaden eller kontoen er aktiv. Slettes ved kontoavslutning.
SMS-logger: Oppbevares ikke av Kikkback etter verifisering.
Profilbilder: Slettes umiddelbart ved kontoavslutning.
Lead-reservasjoner og salgsdata: Lagres så lenge kontoen er aktiv.
Kira-samtalehistorikk: Lagres i kontoen og kan slettes manuelt. Slettes ved kontoavslutning.
Samtalemetadata (VoIP): Lagres i 90 dager.
Lydopptak av salgssamtaler: Lagres i inntil 90 dager og slettes automatisk. Slettes umiddelbart ved kontoavslutning.
Transkripsjoner av samtaler: Lagres i 90 dager. AI-genererte sammendrag lagret som notat på leads følger leadens levetid.
Logger for team-lytting: Lagres i 12 måneder for revisjonsformål.

All data lagres i EU (Supabase EU-region) og er kryptert under overføring (TLS) og lagring.

6. Dine rettigheter

I henhold til GDPR har du følgende rettigheter:

Innsyn: Du kan be om en kopi av alle personopplysninger vi har om deg.
Retting: Du kan oppdatere navn, brukernavn og profilbilde direkte i appen. For andre endringer, kontakt oss.
Sletting: Du kan be om at kontoen og tilhørende data slettes. Unntak gjelder data vi er lovpålagt å beholde (fakturaer).
Dataportabilitet: Du kan be om å motta dine data i et maskinlesbart format.
Begrensning: Du kan be om at behandlingen begrenses i visse tilfeller.
Innsigelse: Du kan protestere mot behandling basert på berettiget interesse.
Trekke samtykke: Der behandlingen er basert på samtykke, kan du trekke dette når som helst.

For å utøve rettighetene dine, send e-post til hei@kikkback.no. Vi svarer innen 30 dager.

7. Informasjonssikkerhet

All kommunikasjon mellom app og server er kryptert med TLS.
Ny registrering skjer via BankID, og innlogging gjøres med brukernavn eller e-post + passord. SMS-kode (OTP) er en legacy-metode som kun gjelder eldre telefonbrukere. Passord lagres som salted hashes — vi kan aldri se passordet ditt.
Admin-tilgang er begrenset og krever separat autentisering.
Databasen bruker Row Level Security (RLS) slik at brukere kun har tilgang til egne data.
Betalingsdata håndteres av POP eller direkte bankoverføring — vi lagrer ikke betalingskortinformasjon.

8. Barn og aldersgrense

Kikkback er ikke rettet mot barn under 16 år. Vi samler ikke bevisst inn data fra personer under 16. Dersom vi oppdager at en bruker er under 16 år, slettes kontoen umiddelbart.

9. Cookies og sporing

Kikkback-appen bruker ikke cookies. Landingssiden (kikkback.no) bruker ingen tredjeparts sporings- eller analyseverktøy. Vi lagrer kun en lokal sesjon for innlogging.

10. Endringer

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen. Vesentlige endringer varsles via appen minst 14 dager i forveien. Gjeldende versjon er alltid tilgjengelig på denne siden.

11. Klagerett

Dersom du mener vi behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, har du rett til å klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo
www.datatilsynet.no

12. Kontakt

For spørsmål om personvern, kontakt oss på:

E-post: hei@kikkback.no